Accelerate, St. James’ Hospital improves health information management using Canon document solutions

(St. James' Hospital: melhorar a produtividade e a experiência do paciente

O desafio

Um dos maiores hospitais universitários da Europa, o hospital St James emprega mais de 3500 colaboradores e 110 consultores distribuídos por 11 direções clínicas e 10 departamentos. É também o mais movimentado departamento de emergência (ED) em Dublin, que recebeu 45 230 visitas de pacientes apenas no ano de 2010.

Em 1998, o St James tornou-se numa das primeiras instituições a adotar a gestão eletrónica de documentos (EDM). Agindo de acordo com os conselhos da Canon, introduziu um sistema de arquivamento e recuperação nos seus departamentos de Emergência e de Trabalho Social, de modo a organizar e agilizar a enorme quantidade de documentação a ser criada.

A gestão de documentos era antigamente um processo moroso. Como explica a gestora de operações de TI, Marie Sinnott: "Os pacientes receberam um cartão físico com as suas informações detalhadas. Este era passado ao médico e devolvido em seguida. Os cartões eram então armazenados em armários. Isto aumentou a probabilidade de erros, tais como a perda de um ficheiro, levando a maiores tempos de espera, consulta e tratamento."

Em 2004, o St James começou a expandir o seu portfólio de EDM, introduzindo dois módulos ERP SAP para processamento transacional e gestão de negócios. No entanto, como recorda Pat Bailey, do Apoio ao sistema SAP no hospital: "Percebemos que, enquanto os módulos SAP faziam o seu trabalho de forma perfeita para os departamentos de Finanças e de RH, havia espaço para melhorar o armazenamento, a indexação e recuperação de ficheiros".

Accelerate, St. James’ Hospital improves patient experience using Canon document management solutions

A solução da Canon

Após uma extensa pesquisa de mercado, o hospital escolheu a solução de gestão de documentos da Canon: "Parecia uma progressão natural, considerando o bom desempenho que estava a demonstrar no resto do hospital." No entanto, Bailey recorda que teve um problema técnico: "Apesar de a solução parecer bastante boa, será que se poderia integrar com os módulos SAP? A resposta foi: sim, facilmente".

"O processo de recuperação demorava entre 5 minutos e 1 hora. Agora demora literalmente segundos."

Vantagens

No departamento de Emergência, os benefícios foram imediatos: "Com a nova solução da Canon, o cartão de paciente só é preenchido e digitalizado uma vez. O médico poderá localizar e aceder ao mesmo digitalmente com o clique de um botão. O processo de recuperação demorava entre 5 minutos e 1 hora, dependendo do local de armazenamento. Agora demora literalmente alguns segundos."

No entanto, Sinnott logo percebeu que esta tecnologia era capaz de muito mais do que apenas arquivamentos, pesquisas rápidas e recuperações: "A capacidade de armazenamento da solução é interminável. Para além disso, a versatilidade da solução é também importante. Percebemos que poderíamos utilizá-la também no nosso departamento de Fotografia Clínica. Na verdade, estava a tornar-se evidente que tinha o potencial de beneficiar a operação de qualquer departamento."

Os próximos departamentos a beneficiar da solução foram os de Finanças e RH: "Permite-nos armazenar ficheiros importantes e confidenciais num único lugar. Um modo administrativo avançado garante que o acesso só é concedido às pessoas apropriadas. É um sistema de arquivo digital simples, eficaz e seguro, que permite que o pessoal de RH e Finanças atuem de forma rápida. Se houver um problema, em vez de ter de demorar até uma hora a pesquisar em armários de arquivo, o pessoal autorizado pode agora utilizar o sistema de marcação exclusivo antes de identificar o problema e retificar o mesmo em menos de um minuto."

"Tudo isto resulta num serviço mais centrado e profissional."

Accelerate, St. James’ Hospital boosts productivity using document management software from Canon

Outros departamentos que beneficiaram da solução de gestão de informações de saúde da Canon incluem a Fotografia Clínica, onde as imagens digitais (tiradas com a câmara Canon EOS 1Ds Mark III) são, como Sinnott explica, "agora guardadas diretamente no arquivo do paciente e armazenadas de forma segura para evitar a perda ou o acesso não autorizado. O registo de imagens permite que o consultor monitorize problemas recorrentes, como uma doença de pele, de forma mais eficaz."

Tanto para Sinnott como para Bailey, os benefícios da solução da Canon não são apenas os de um escritório sem papel: também melhorou radicalmente a experiência dos seus utilizadores finais, ou seja, os próprios pacientes. "Os registos do paciente podem ser acedidos centralmente, permitindo que o médico a efetuar o tratamento visualize detalhes clínicos anteriores, acelerando assim a visita do paciente. Tudo isto resulta num serviço mais centrado e profissional."

Para Bailey, o mais forte elogio à solução da Canon é o feedback do pessoal do hospital: "Os departamentos que já implementaram a solução estão a estudar maneiras de maximizar seu potencial. Os departamentos que ainda não a implementaram estão ansiosos por fazê-lo". Sinnott conclui: "Os resultados têm mostrado que é uma transição fácil e vantajosa para qualquer departamento".

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