Três etapas para introduzir a automatização no seu negócio

Inicie a sua jornada para transformar os seus processos empresariais

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Um guia para uma transformação digital com sucesso

53% afirmam que a simplificação de processos é um dos principais condutores para a transformação digital. Descubra como reduzir as ineficiências.

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Introduzir a automatização no seu negócio

Para 53% das organizações, criar processos internos mais eficazes e eficientes é o principal condutor da transformação digital. A automatização é uma importante ferramenta para atingir essa visão: ao substituir os fluxos de trabalho analógicos tradicionais, as empresas esperam reduzir o índice de erros, poupar tempo e dinheiro e libertar os trabalhadores de tarefas mais repetitivas para que se concentrem em trabalho mais gratificante com foco no cliente.

A implementação da automatização pode ter um efeito cascata em toda a organização. Os profissionais de marketing podem focar-se na satisfação do cliente e acompanhar os resultados mais facilmente. Para os RH, a automatização inteligente de processos, que inclui inteligência artificial, pode ajudar a fornecer serviços de RH operacionais e consistentes. E, na função das finanças, as tendências e os desenvolvimentos específicos na automatização robótica de processos, computação cognitiva e Internet das Coisas (IoT) podem melhorar a segurança e reduzir o erro administrativo. No entanto, a implementação da automatização é uma parte importante da jornada para a transformação e também onde muitas empresas ficam presas. Em seguida, partilhamos as 3 etapas principais para introduzir a automatização na sua empresa com sucesso.

Avaliar a sua maturidade digital

A maturidade digital de cada empresa é diferente, portanto, é prudente começar devagar. A avaliação da maturidade digital de uma empresa envolve rever vários aspetos de uma organização: a sua cultura, a adoção atual de tecnologia, o seu nível de adaptação à gestão digital e como utiliza os dados de clientes e negócios. Isto irá indicar se a sua empresa tem um perfil "cético, adotante, colaborador ou diferenciador", o que permite definir os seus objetivos específicos de automatização e implementar uma abordagem gradual para execução. Isto envolve escolher pequenos processos que não exigem intervenção humana para automatizar (por exemplo, aprovação de despesas de viagem), em vez de processos mais críticos. Utilizar isto como um teste inicial irá ajudar a identificar potenciais impactos e obstáculos e a chegar a possíveis soluções para quaisquer problemas.

Man running up some stairs, shot from behind

Participação dos intervenientes

Assim que a automatização de processos empresariais começa a ir pelo bom caminho, é importante estabelecer os papéis e as responsabilidades de todos os intervenientes envolvidos no processo. Mantenha todos os intervenientes atualizados, interaja com eles logo desde o início e defina uma hierarquia transparente ao identificar o proprietário do processo, de modo a reforçar a responsabilidade. Escolha uma solução centrada no elemento humano com a qual os líderes empresariais se irão sentir confortáveis e alinhe o processo automatizado com a estratégia existente. O alinhamento estratégico é essencial e pode fazer a diferença na transformação tecnológica. Realize uma sessão de brainstorming para compreender os pontos problemáticos para que todos se sintam importantes na organização. Desta forma, também se torna fácil tirar partido da automatização para resolver todos os problemas.

Investir em formação

Para que a transformação digital seja um sucesso, é importante investir na formação de pessoal sobre os fundamentos das novas plataformas, a lógica por trás da implementação e o resultado desejado. Mas, para que os utilizadores se familiarizem com a nova plataforma, é importante escolher um software que seja intuitivo, fácil de utilizar e que promova a autoaprendizagem.

Gestão de processos empresariais

O verdadeiro sucesso da automatização depende de como a nova plataforma está a ser recebida e como os utilizadores interagem com o sistema. Para isso, as empresas precisam de apresentar a Gestão de processos empresariais (BPM), o processo de avaliação constante do desempenho da automatização e realização contínua de alterações para otimizá-la. Sem um acompanhamento contínuo dos resultados que a automatização fornece à sua organização, é muito difícil melhorar a eficiência do processo.

A introdução da automatização a qualquer nível é uma etapa importante em todas as jornadas de transformação empresarial. E, enquanto os seus benefícios são claros, assim como os seres humanos fazem erros, nenhuma tecnologia de automatização de processos empresariais é perfeita. Retirar o máximo proveito necessita de uma quantidade significativa de recursos organizacionais. A automatização deve fazer parte do ADN da organização; apesar de poder ser dispendiosa no início, vale a pena o investimento se executada corretamente.

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