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Como melhorar os seus processos empresariais

Está a tornar-se amplamente entendido que a transformação digital não é algo que pode ser conseguido com um único projeto gigantesco, nem um escritório sem papel aparece do nada. As empresas que embarcam numa jornada de etapas fáceis de gerir, a identificar e a priorizar processos e fluxos de trabalho para digitalização irão colher os seus frutos de forma mais eficaz e eficiente.

A maioria das organizações de hoje trabalha com sucesso num ambiente híbrido, atingindo um equilíbrio único de processos empresariais digitais e analógicos. Assim, antes de investir, é importante considerar: quais os processos mais críticos, desafiantes e demorados? Muitos destes são encontrados nos departamentos de RH e financeiros.

Transformação das finanças

O departamento financeiro tem uma reputação de processos analógicos e sistemas antigos. 88% dos profissionais financeiros reconhecem plenamente que têm dificuldades em acompanhar os objetivos digitais da empresa. Num recente inquérito da Canon, 1 em 3 inquiridos afirmou que digitalizaram ou automatizaram contas a pagar, contas a receber ou a gestão de vendedores.

Processamento de faturas

Por onde deve começar ao considerar a transformação digital no departamento financeiro? Um dos primeiros passos deve ser rever o processamento de faturas. O processamento manual de faturas é relativamente comum, mas pode causar grandes problemas no fluxo de caixa. Estudos mostram que a taxa de erro humano ao completar faturas manuais se encontra entre 12 e 15%, independentemente da antiguidade ou experiência da equipa. A melhor solução aqui é implementar a automatização de faturas a fluxos de trabalho e automatizar a captura, validação e correspondência de dados da fatura.

Processo Purchase to Pay

Outra forma de aumentar a eficiência operacional é a introdução de uma solução Purchase to Pay (P2P) automatizada. Enquanto os fluxos de trabalho pouco produtivos e desatualizados limitam o potencial de crescimento e prejudicam a rentabilidade, uma solução P2P automatizada irá reduzir o tempo, os custos e as tarefas administrativas.

Team huddle

Transformação digital de RH

A evolução digital e a jornada para um escritório com menos papel permanecem a um nível elevado na agenda corporativa pela sua capacidade de fortalecer a mão de obra e de acelerar a inovação. No entanto, enquanto os RH estão sob crescente pressão para melhorar a literacia dos dados e as competências dos funcionários atuais e das novas contratações, 2 em 3 empresas continuam a gerir os seus registos de RH em papel.

A digitalização do departamento de RH começa por considerar os processos administrativos que continuam a ser tratados manualmente. O arquivamento e a gestão de documentos digitais reduzem o tempo e os custos de conformidade da administração de funcionários.

A automatização de processos como declarações de despesas, pedidos de férias anuais e registo de feedback dos funcionários pode aumentar o tempo disponível para o planeamento da força de trabalho, orientação sobre recrutamento preditivo e elaboração de programas de desenvolvimento de formação.

Implementar uma Digital Mailroom

O correio recebido é gerido e arquivado através das finanças (por exemplo, faturação) e dos RH (por exemplo, candidaturas de emprego) e, em última análise, sustenta a eficiência dos processos empresariais em toda a organização. Sem o sistema certo implementado, a organização do correio é um processo moroso, sujeito a erros e não indica quem viu o correio nem quando. A implementação de uma solução Digital Mailroom permite que todo o correio recebido seja automaticamente capturado, identificado, validado e enviado com os dados do índice relevante para os sistemas ou pessoas corretos numa questão de horas. Através destes processos, uma Digital Mailroom pode reduzir os custos operacionais e melhorar o atendimento ao cliente.

As empresas podem notar que diferentes departamentos ou funções se situam firmemente em diversas fases de maturidade digital e que os respetivos processos também irão variar em graus de digitalização. A chave para melhorar os processos empresariais de uma organização não é o foco em alcançar o objetivo final de um escritório sem papel, mas sim estabelecer uma solução híbrida inteligente que alcança um equilíbrio entre os processos manuais, digitais e automatizados, que é ideal para a empresa na sua jornada de transformação digital.

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