Como proteger os dados no local de trabalho

Não deixe que as ameaças à segurança das impressoras sejam um problema. Descubra 4 maneiras de proteger o seu escritório através do relatório sobre segurança da Internet das coisas (IoT) da Canon

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Como transformar os seus dispositivos de escritório num ativo de segurança

A informação nunca foi tão valiosa ou esteve tão prontamente disponível como na atualidade. Com a ascensão dos horários de trabalho flexíveis, suportados por dispositivos móveis mais poderosos, os riscos associados ao tratamento de dados confidenciais também continuam a aumentar. Para as empresas, isto significa uma batalha constante entre permitir que os seus colaboradores trabalhem de forma eficiente e garantir a segurança da rede através de uma infinidade de locais e dispositivos com conetividade.

O coração da maioria das empresas é o escritório, onde se cruzam estes dispositivos e as pessoas que os utilizam. Embora a inovação esteja a transformar a face do ambiente de escritório, esta continua a ser a área de segurança empresarial mais permeável. Com a introdução diária de novos recursos no local de trabalho, as equipas de segurança e informática têm de minimizar constantemente as ameaças à segurança. Mas, para muitas empresas, há uma série de dispositivos de uso diário que poderão ser ignorados. Com um volume crescente de smartphones, tablets e dispositivos com conetividade, por vezes, as maiores ameaças vêm dos dispositivos cujo funcionamento nunca questionamos.

Descubra 4 maneiras de proteger o seu escritório com conetividade através do relatório sobre segurança da IoT da Canon

Criar uma cultura de segurança cibernética

Os esforços combinados dos colaboradores e da tecnologia no escritório devem funcionar como a primeira linha de defesa relativamente à segurança. O influxo da inovação no local de trabalho continuará a atrair muita atenção. Contudo, telefones deixados em comboios, conversas em locais públicos e documentos confidenciais deixados em impressoras continuarão a ser um desafio para qualquer departamento de segurança. Afinal, a informação assume muitas formas e as pessoas representarão sempre um risco dos modos mais diversos. No meio do burburinho em torno da Internet das coisas (IoT), é fácil esquecer que as impressoras e os scanners com conetividade fazem parte deste ecossistema.

Quase um em cada dois gerentes de empresas (47%) de toda a região EMEA tem conhecimento de casos de documentos perdidos dentro da sua empresa, enquanto 46% têm conhecimento de colaboradores que perderam documentos fora da empresa. Para mais informações, transfira o relatório sobre segurança da IoT. Claramente, é necessário tomar medidas ou o escritório não poderá desempenhar um papel significativo na defesa contra potenciais ameaças à segurança da informação.

Por exemplo, ao imprimir documentos que contenham informações sensíveis, é essencial que o acesso às cópias impressas só ocorra quando o remetente pode recolhê-las diretamente do tabuleiro da impressora. Sem esta importante medida e uma solução de impressão segura, a informação poderá ficar na impressora, à vista de qualquer pessoa.

Embora este possa parecer um exemplo inócuo de descuido, o tratamento inadequado dos dados pode ter efeitos relevantes. A ameaça de multas regulamentares, e a subsequente perda de negócio, poderá causar danos permanentes às empresas. No entanto, colaboradores formados e conscientes das suas responsabilidades relativamente à proteção dos dados em todas as formas são a melhor defesa contra potenciais problemas.

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Salvaguardar os seus dispositivos de hardware

A manutenção do hardware novo e existente também pode causar dores de cabeça em termos de segurança, sendo que os dispositivos mais antigos costumam ser esquecidos.

Vejamos, por exemplo, a impressora. Ainda é utilizada todos os dias, está ligada à rede da empresa e, muitas vezes, é a destinatária das informações mais confidenciais.

As redes internas, em que a maioria das impressoras empresariais é utilizada, conseguem, de certa forma, lidar com controlos e segurança. No entanto, muitas empresas não conseguem fazer esta ligação e deixam estes dispositivos vulneráveis e sem uma solução de impressão segura. A impressora é predominantemente vista como um mero artigo de escritório, um dispositivo periférico. Mas os dispositivos para uso em escritório são hoje muito mais sofisticados: incorporam sistemas operativos e suportam soluções de documentação integradas e compatíveis com a utilização na cloud.

É também de recordar que a maioria dos dispositivos tem um disco rígido, à semelhança dos computadores. O risco de violações indesejadas diminuirá ainda mais se as empresas garantirem que esses dados são encriptados e acedidos apenas por utilizadores com as permissões adequadas, além de serem eliminados de forma responsável.

Em termos de segurança do escritório, a implementação de políticas e procedimentos robustos aborda apenas metade da questão. As empresas devem garantir que não caem ao primeiro obstáculo e que não negligenciam as pessoas e os dispositivos mais próximos.

A iminente implementação do novo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) é um sinal de alerta que recorda urgentemente às empresas de que devem rever e reconsiderar todos os aspetos da segurança dos seus escritórios.

Existem passos simples que as empresas podem tomar para garantir a conformidade com o novo regulamento. Contudo, é ainda mais importante que as empresas informem os seus colaboradores sobre as políticas de segurança do escritório e o seu papel individual na proteção de dados sensíveis.

Se estiver interessado em saber mais sobre a salvaguarda do ambiente do seu escritório contra ameaças internas e externas à segurança da informação, inscreva-se no nosso próximo webinar.

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