Inicie a sua jornada para transformar os seus processos empresariais
53% afirmam que a simplificação de processos é um dos principais condutores para a transformação digital. Descubra como reduzir as ineficiências.
Para 53% das organizações, criar processos internos mais eficazes e eficientes é o principal condutor da transformação digital. A automação é uma importante ferramenta para atingir essa visão: ao substituir os fluxos de trabalho analógicos tradicionais, as empresas esperam reduzir o índice de erros, poupar tempo e dinheiro e libertar os trabalhadores de tarefas mais repetitivas para que se concentrem em trabalho mais gratificante com foco no cliente.
A implementação da automação pode ter um efeito cascata em toda a organização. Os profissionais de marketing podem focar-se na satisfação do cliente e acompanhar os resultados mais facilmente. Para os RH, a automação inteligente de processos, que inclui inteligência artificial, pode ajudar a fornecer serviços de RH operacionais e consistentes. E, na função das finanças, as tendências e os desenvolvimentos específicos na automação robótica de processos, computação cognitiva e Internet das Coisas (IoT) podem melhorar a segurança e reduzir o erro administrativo. No entanto, a implementação da automação é uma parte importante da jornada para a transformação e também onde muitas empresas ficam presas. Em seguida, partilhamos as 3 etapas principais para introduzir a automação na sua empresa com sucesso.
A maturidade digital de cada empresa é diferente, portanto, é prudente começar devagar. A avaliação da maturidade digital de uma empresa envolve rever vários aspetos de uma organização: a sua cultura, a adoção atual de tecnologia, o seu nível de adaptação à gestão digital e como utiliza os dados de clientes e negócios. Isto irá indicar se a sua empresa tem um perfil "cético, adotante, colaborador ou diferenciador", o que permite definir os seus objetivos específicos de automação e implementar uma abordagem gradual para execução. Isto envolve escolher pequenos processos que não exigem intervenção humana para automatizar (por exemplo, aprovação de despesas de viagem), em vez de processos mais críticos. Utilizar isto como um teste inicial irá ajudar a identificar potenciais impactos e obstáculos e a chegar a possíveis soluções para quaisquer problemas.
Assim que a automação de processos empresariais começa a ir pelo bom caminho, é importante estabelecer os papéis e as responsabilidades de todos os intervenientes envolvidos no processo. Mantenha todos os intervenientes atualizados, interaja com eles logo desde o início e defina uma hierarquia transparente ao identificar o proprietário do processo, de modo a reforçar a responsabilidade. Escolha uma solução centrada no elemento humano com a qual os líderes empresariais se irão sentir confortáveis e alinhe o processo automatizado com a estratégia existente. O alinhamento estratégico é essencial e pode fazer a diferença na transformação tecnológica. Realize uma sessão de brainstorming para compreender os pontos problemáticos para que todos se sintam importantes na organização. Desta forma, também se torna fácil tirar partido da automação para resolver todos os problemas.
Para que a transformação digital seja um sucesso, é importante investir na formação de pessoal sobre os fundamentos das novas plataformas, a lógica por trás da implementação e o resultado desejado. Mas, para que os utilizadores se familiarizem com a nova plataforma, é importante escolher um software que seja intuitivo, fácil de utilizar e que promova a autoaprendizagem.
O verdadeiro sucesso da automação depende de como a nova plataforma está a ser recebida e como os utilizadores interagem com o sistema. Para isso, as empresas precisam de apresentar a Gestão de processos empresariais (BPM), o processo de avaliação constante do desempenho da automação e realização contínua de alterações para otimizá-la. Sem um acompanhamento contínuo dos resultados que a automação fornece à sua organização, é muito difícil melhorar a eficiência do processo.
A introdução da automação a qualquer nível é uma etapa importante em todas as jornadas de transformação empresarial. E, enquanto os seus benefícios são claros, assim como os seres humanos fazem erros, nenhuma tecnologia de automação de processos empresariais é perfeita. Retirar o máximo proveito necessita de uma quantidade significativa de recursos organizacionais. A automação deve fazer parte do ADN da organização; apesar de poder ser dispendiosa no início, vale a pena o investimento se executada corretamente.
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