Quão digital é o seu escritório?

O seu escritório está digitalizado?

Estamos sujeitos ao burburinho da transformação digital, e empresas de todo o mundo estão a tentar alcançar a riqueza das riquezas prometida no final da jornada. Apesar disso, a realidade parece ser que as empresas não estão a verificar o retorno do investimento previsto. Em 2016, um inquérito a Diretores de TI realizado pela Couchbase descobriu que 90% dos projetos de transformação digital tinham demonstrado apenas pequenas melhorias, ficado abaixo das expetativas ou falhado completamente. Um ano mais tarde, a IDC prevê que 70% das iniciativas de transformação digital ainda estão destinadas a falhar.

A aspiração e a motivação são recursos importantes para as empresas que se pretendem transformar. No entanto, muitas deparam-se com a realidade de que a transformação digital não é instantânea. Sendo assim, como é que as empresas podem fazer planos realistas e evitar a desilusão?

Fases da transformação digital

Digital
As empresas no início da sua jornada podem variar de predominantemente ou substancialmente manuais em termos do estado, atendendo a requisitos de processos digitais apenas quando necessário. Um exemplo deste tipo de empresa são os escritórios de advogados, que normalmente estão sobrecarregados com documentação, resultando numa enorme quantidade de tempo gasto em tarefas administrativas para a gerir. 

As empresas desta categoria devem ter como objetivo digitalizar mais processos, com um foco especial na digitalização e captura de documentos. A capacidade de pesquisar digitalmente resmas de documentação e localizar documentos instantaneamente pode poupar tempo extremamente valioso aos escritórios de advogados.

Automatização dos processos
A automatização está a ser introduzida cada vez mais no local de trabalho, de modo a eliminar os trabalhos mundanos e repetitivos que ocupam tempo valioso. Para as empresas que já introduziram uma quantidade significativa de digitalização, a automatização de processos empresariais é o próximo passo. A automatização de tarefas como a organização no centro de correio, triagem nas dúvidas do serviço ao cliente e as assinaturas digitais pode ajudar as empresas a simplificar os fluxos de trabalho e a melhorar a eficiência. 

Otimização
Para empresas com o mais alto nível de maturidade, o seu objetivo deve ser a otimização de processos empresariais. É importante considerar a coesão de toda a empresa: a transformação deve concentrar-se em priorizar onde os processos podem ser otimizados para prestarem padrões de experiência do cliente mais elevados.

As empresas não se conseguem transformar num estalar de dedos e devem definir objetivos realistas ao planear a sua transformação. O primeiro passo é compreender completamente o estado de maturidade da sua empresa, antes de decidir onde se encontram as oportunidades e prioridades para o futuro. Tal como na história da tartaruga e da lebre, a chave para o sucesso é lenta, mas constante.