Como ajudar a sua equipa a sentir-se confortável no regresso ao escritório

Muitas empresas de toda a região EMEA estão a reabrir escritórios que estiveram encerrados durante grande parte da pandemia, alguns há mais de um ano. Para muitas pessoas, reunir-se com colegas depois de um longo período de distância será uma perspetiva emocionante, enquanto os empresários e gestores estarão ansiosos por regressar aos espaços de trabalho colaborativos e aproveitar ao máximo a tecnologia e as instalações no local. No entanto, outros podem ter dúvidas. Há uma consciência maior dos riscos de higiene e infeção na sequência da pandemia, e incerteza sobre o futuro.

A pesquisa concluiu que reduzir a ansiedade ou o medo entre os colaboradores é o segundo maior desafio enfrentado por executivos seniores e especialistas de RH (29%), a seguir à implementação de práticas de saúde e segurança (36%)¹. Assim, é essencial que as empresas garantam que os colaboradores têm total tranquilidade nas suas vidas profissionais, para que possam trabalhar em conjunto de forma produtiva e segura. Quer as pessoas regressem aos escritórios da empresa a tempo inteiro ou realizem trabalho híbrido, pode ser necessário redesenhar espaços de escritório e processos de trabalho. No entanto, as soluções certas tornam isso possível.

Por vezes, são os pequenos detalhes que podem causar as maiores preocupações, por exemplo, puxadores de porta, interruptores de luz e botões de elevadores – pontos de contacto comuns num escritório típico que podem disseminar vírus e bactérias. Felizmente, soluções como sistemas de entrada sem contacto e luzes automáticas podem ser relativamente simples de implementar. Além disso, existe ansiedade em relação às deslocações diárias em transportes públicos – uma sondagem concluiu que 70% dos londrinos não se sentem confortáveis com a ideia², uma preocupação refletida em parte por um crescimento da utilização da bicicleta em países como a Alemanha³ – que pode ser mitigada através da introdução de mais arrumação para bicicletas.

Mas também é importante não esquecer outros pontos de contacto no escritório, como comodidades partilhadas, tais como máquinas de café e chá, impressoras e scanners. Os colaboradores que interagem fisicamente com estes equipamentos todos os dias podem não se sentir confortáveis ao tocar nos mesmos, e uma limpeza mais regular ou cuidada pode causar danos à tecnologia. Uma solução simples podem ser películas e revestimentos antimicrobianos. Quando aplicados a pontos de contacto comuns, podem ajudar a impedir a reprodução de vírus e bactérias, ajudando a dar à equipa a confiança de que os botões, pegas e ecrãs táteis são higiénicos para tocar. A nova película antimicrobiana disponibilizada pela Canon contém iões de prata, distribuídos uniformemente ao longo da película, que impedem a multiplicação de bactérias e vírus. Funciona todos os dias, durante até cinco anos, mais do que a vida útil média de uma impressora de escritório.

Um conjunto de empresas está a considerar fazer alterações mais significativas aos seus escritórios. Algumas procuram reduzir o espaço, alterar a disposição dos escritórios, estabelecer pequenos escritórios satélite, dedicar mais espaço aos espaços de coworking ou introduzir políticas de hot desking. Mas, independentemente das adaptações feitas, os colaboradores têm de se sentir confiantes de que as secretárias e o equipamento são seguros de utilizar.

Ao mesmo tempo, a gestão remota da tecnologia ajuda a minimizar o contacto físico com pontos de contacto partilhados. A aplicação Canon PRINT Business, por exemplo, permite aos utilizadores aceder e utilizar impressoras a partir de qualquer local, reduzindo o contacto com equipamentos partilhados. A aplicação também suporta processamento e gestão de documentos, ajudando a melhorar a produtividade e facilitando a colaboração onde quer que os colaboradores se encontrem.

Num espaço de trabalho cada vez mais sem contacto, com equipamentos a funcionar através da Internet, também é essencial considerar a segurança. Os utilizadores têm de ser capazes de partilhar, armazenar, captar e imprimir documentos e informações de forma segura e podem ter receios quanto ao envio de informações sensíveis através de uma ligação sem fios. As soluções da Canon utilizam encriptação para manter as informações em segurança durante a transmissão, bem como medidas como a proteção por palavra-passe para garantir que as impressões não são levadas pelas pessoas erradas. Os Serviços de transformação digital da Canon podem ajudar, por exemplo, a reduzir a quantidade de papel que é manuseado ou que circula pelo escritório, introduzindo soluções de Digital Mailroom que distribuem documentos recebidos eletronicamente.

As preocupações com a segurança estendem-se a pessoas que trabalham a partir de casa, que têm sido um alvo principal dos cibercriminosos: 85% dos líderes empresariais afirmaram que sofreram mais ataques cibernéticos nos primeiros dois meses da pandemia do que antes da mesma⁴. Estas soluções da Canon foram concebidas para proteger dados e informações, quer sejam impressos ou partilhados na cloud. Na verdade, o futuro do trabalho é híbrido. Mesmo antes da pandemia, as pessoas estavam cada vez mais a trabalhar a partir de diferentes locais em diferentes dias – no escritório da empresa, em casa ou num espaço de coworking – e espera-se que este estilo de trabalho mais flexível se transforme na norma.

Algumas pessoas, tanto colaboradores como os seus empregadores, podem estar preocupadas com a mudança entre ambientes de trabalho e com o impacto que isso pode ter na produtividade. É importante garantir que a transição do espaço de trabalho remoto para o físico é perfeita e que as pessoas ainda podem colaborar facilmente com colegas que não estão no mesmo local e que se sentem confiantes de que têm tudo aquilo de que precisam onde quer que estejam. O uniFLOW e o uniFLOW Online da Canon foram desenvolvidos para suportar fluxos de trabalho perfeitamente integrados de documentos e informações. Estas soluções de software também podem ser integradas com outras funcionalidades de segurança, como cartões de identificação sem contacto para entrar em edifícios, para ajudar a tornar as experiências dos colaboradores seguras, confortáveis e produtivas.

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