Regresso ao local de trabalho: criar um ambiente mais seguro e confortável

À medida que muitos países europeus continuam a gerir o confinamento e, potencialmente, iniciam o seu percurso rumo à normalidade¹, chegou a hora de as empresas pensarem sobre o futuro dos seus escritórios físicos. O regresso ao escritório será diferente em todos os países e em todas as organizações, com cada pessoa a ter as suas próprias preocupações e prioridades.

A pesquisa sugere que os espaços de trabalho híbridos estão aqui para ficar, com o trabalho remoto a permanecer provavelmente como uma parte essencial da vida de muitos profissionais. As sondagens de opinião mostram que as pessoas veem o enorme valor de trabalhar com colegas num escritório físico, ao mesmo tempo que beneficiam do trabalho em casa, com a flexibilidade do trabalho híbrido a apelar a diferentes necessidades. Um inquérito revelou que cerca de três quartos dos colaboradores querem trabalhar no escritório de alguma forma² – um quarto a tempo inteiro, metade a tempo parcial e um quarto totalmente a partir de casa – enquanto outro inquérito concluiu que uns significativos 94% dos colaboradores querem regressar ao escritório pelo menos um dia por semana³.

Por outro lado, entre os pais que trabalham no Reino Unido, apenas 13% querem voltar ao "antigo normal"⁴, enquanto dois terços da geração Z e dos "millennials" procuram trabalhar permanentemente a partir de casa⁵. Algumas destas opiniões podem estar assentes no medo e na preocupação. Uma sondagem concluiu que os trabalhadores no Reino Unido, Espanha, França e Alemanha tinham uma opinião maioritariamente negativa sobre o regresso ao escritório⁶; noutro inquérito no Reino Unido, 44% das pessoas sentiam-se ansiosas especificamente em relação aos potenciais riscos para a saúde⁷. Mas para algumas tarefas e contextos de trabalho, não há nada que substitua a colaboração presencial, pelo que, se uma empresa quiser beneficiar da manutenção de um espaço de escritório físico, é crucial que os colaboradores sintam tranquilidade. Para os diretores de TI e de escritórios, isto significa garantir que o espaço do escritório é seguro e satisfaz as necessidades em constante mudança do "novo normal".

Cerca de 88% das empresas afirmam que estão a reconsiderar a quantidade de espaço de que necessitam e como fazer mudanças agora pode trazer benefícios para si e para os colaboradores. Muitas procuram descentralizar as suas operações para grupos de colaboradores regionais mais pequenos, com escritórios satélite e espaços de trabalho mais próximos das casas das pessoas. Isto pode proporcionar mais flexibilidade e atrair novos talentos.

Será vital para as empresas assegurarem-se de que tiram o máximo partido do seu investimento imobiliário, ao mesmo tempo que apoiam as pessoas que colaboram e se deslocam entre vários locais, mesmo por todo o mundo.

A tecnologia desempenhará um papel fundamental nesta transformação; os colaboradores poderão ligar-se a equipamentos de escritório, incluindo impressoras, sem problemas, onde quer que estejam. Sejam quais forem as alterações feitas, as empresas terão de equilibrar as adaptações com as preocupações de segurança.

À medida que os escritórios das empresas mudam em termos de aspeto e função, os colaboradores também podem ver os seus dias de trabalho mudar. Algumas empresas estão a considerar períodos de entrada escalonados e sistemas unidirecionais, com a entrada permitida através de tecnologia sem contacto, como cartões de identificação com tecnologia RFID, reconhecimento facial ou de voz ou códigos QR.

Uma vez no escritório, as aplicações podem permitir aos colaboradores gerir completamente o processamento de documentos, incluindo impressão e digitalização, a partir dos seus telemóveis e dispositivos móveis. As impressoras podem até ser reparadas através de uma aplicação para evitar o contacto físico. Em alternativa, o reconhecimento de voz, os códigos QR e a tecnologia NFC podem ser utilizados para operar equipamentos de escritório. Nos pontos de contacto necessários, como ecrãs táteis de impressoras e gavetas de papel, as películas antimicrobianas podem ajudar a impedir a propagação de vírus. Depois de aplicadas, estas películas podem funcionar 24 horas por dia, 7 dias por semana durante até cinco anos, mais do que a vida útil do equipamento médio. Isto permite aos colaboradores manter processos de limpeza standard e evitar ter de limpar peças essenciais, o que pode danificar a tecnologia. Fundamentalmente, estas películas podem proporcionar a confiança de que o equipamento está sempre disponível e pode ser utilizado normalmente, em segurança.

Este será o fator-chave à medida que reabrimos os escritórios das empresas: dar aos colaboradores a tranquilidade de que é seguro regressar ao local de trabalho. Com muitas instalações fechadas aos colaboradores durante um ano ou mais, a ideia de regressar pode causar sentimentos de ansiedade, e a higiene do espaço será uma prioridade. É essencial que as pessoas se sintam confortáveis e descontraídas, mas também que tenham a confiança necessária para trabalhar de forma produtiva e gerir o seu tempo de forma eficaz. Para o pessoal das instalações e de TI, a lista de considerações será longa. As novas tecnologias, soluções e processos podem atenuar algum desse stress.

A Canon pode apoiar a sua empresa à medida que reabre os seus espaços de trabalho partilhados. Visite a página do centro para saber mais sobre como tornar a sua vida profissional mais fácil e segura.

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