Para o Escritório

Funcionalidades do Therefore™

Fluxo de trabalho

Quando um papel viaja pelo escritório, quem é que decide qual a rota desse papel, quanto tempo o processo demora e quais as tarefas já executadas e ainda por executar? Muitas vezes é difícil saber onde está o documento original e qual o impacto resultante se esse documento ficar retido no processo. O Therefore™ Integrated Workflow ajuda a controlar todas estas variáveis, permitindo a optimização dos processos empresariais.

Desta forma, não só é possível poupar tempo e dinheiro, como também se torna mais fácil a melhoria da segurança e a transparência dos processos. O Therefore™ Business Edition inclui a funcionalidade de fluxos de trabalho – workflow - e uma ferramenta de criação visual de fluxos de trabalho através de arrastar e largar, que torna a configuração e modificação mais simples.


 

Retenção

Um dos principais impulsionadores da mudança nos comportamentos ao nível da gestão de documentos é a conformidade legal e a necessidade que as organizações têm de adoptar políticas robustas de retenção de documentos. A destruição indevida de documentos pode dar origem a penalizações, tanto civis como criminais. Por outro lado, as leis de protecção de dados obrigam a destruir alguns dados pessoais após a utilização. O Therefore™ proporciona a eliminação permanente de documentos após um período de retenção especificado e permite eliminar as versões antigas de um documento do servidor.


Segurança

Controlo de Acesso

O acesso ao sistema e aos documentos do Therefore™ é totalmente controlado através da utilização de três níveis diferentes de segurança.

1. O acesso principal à solução é efectuado através do sistema Microsoft® Windows Active Directory. Este sistema controla o acesso que os utilizadores têm aos respectivos documentos e áreas de armazenamento sem ser necessário um segundo nome de utilizador e palavra-passe. A gestão das tarefa de TI também é facilitada porque é possível atribuir direitos a um utilizador individual ou a grupos de utilizadores. 

2. As funções de segurança do Therefore™ permitem ao administrador remover opções de grupos de utilizadores específicos. Estas funções são normalmente utilizadas para impedir que os utilizadores anotem ou imprimam documentos.

3. O servidor de Direitos – Rights Server - é uma opção integrada que permite utilizar uma tabela externa. A principal utilização desta opção é a atribuição de vários níveis de acesso dentro de um grupo. Este sistema utiliza, em primeiro lugar, a tabela de directórios activos e, em seguida, permite que um administrador conceda acesso a um ficheiro ou documento específico que normalmente não seria permitido.

Assinaturas Digitais

Apenas é possível garantir o conteúdo e a origem de um documento através do armazenamento com segurança anti-falsificação. Uma assinatura digital, incluída em todos os documentos localizados no servidor do Therefore™, garante a autenticidade de todas as informações. Durante a recuperação de cada documento, o servidor do Therefore™ verifica a assinatura para garantir que o utilizador está a receber informações válidas.


 

Arquivo de correio electrónico

Com o Therefore™, todas as cópias físicas, documentos electrónicos e mensagens de correio electrónico relativas a um trabalho ou projecto específico podem ser guardadas e arquivadas num formato estruturado. Isto significa que toda a correspondência processada por correio electrónico está disponível para acesso e revisão em conjunto com os documentos e comunicações associados sobre qualquer tema. Esta função é especialmente útil porque, muitas vezes, um documento guardado apenas conta metade da história. A outra metade da história é contada por toda a correspondência de fundo.

Os utilizadores finais não notarão qualquer diferença na Interface de Utilizador do Outlook®, mas nunca ficarão sem capacidade.


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