Para o Escritório

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O que é a Gestão de Documentos?

Onde é que os seus funcionários armazenam os documentos e de que forma é que pesquisam esses documentos?

  • A estrutura de pastas do Windows - uma estrutura eficaz e lógica, mas utilizada de forma diferente por pessoas diferentes, consoante as respectivas preferências pessoais
  • Caixas de Entrada de Correio Electrónico– tem também uma estrutura de pastas personalizada, muitas vezes diferente da estrutura de pastas do Windows.
  • Armários de Arquivo Físicos -  Podem ser pessoais ou estruturados especificamente para o departamento ou para toda a empresa. Apesar disso, as estruturas diferem muitas vezes com base nos funcionários ou departamentos que os utilizam.
  • Unidades USB - que podem ser utilizadas para manter cópias de segurança pessoais ou transferir documentos para localizações de armazenamento diferentes.

Muitas vezes, são utilizados os quatro suportes em simultâneo, cada um dos quais detendo uma parte das informações, que podem estar actualizadas ou não. O resultado é uma situação muito pouco segura que deixa os seus documentos sujeitos a perdas, acessos não autorizados, roubo e destruição.

O problema tem duas origens principais:

  • A estrutura em árvore hierárquica. Apesar de ser uma forma clara e lógica de guardar documentos, cada hierarquia é diferente das outras porque as pessoas têm tarefas diferentes e formas de pensar diferentes. Quando os sistemas se tornam maiores e contêm informações criadas por mais do que uma pessoa, esta questão torna-se um grande problema.
  • As pessoas duplicam os documentos para terem uma cópia em cada estrutura de armazenamento, seja no correio electrónico, na unidade local, numa unidade de rede ou numa unidade USB. Por este motivo, é difícil controlar qual é a versão mais recente. 

A solução é deixar de utilizar a estrutura em árvore hierárquica e, em vez disso, fazemos-lhe apenas duas perguntas

  • Que tipo de documento é?
  • Quais as etiquetas que pretende anexar ao seu documento para identificá-lo?

Por exemplo, se pretender armazenar um contrato, poderá classificá-lo directamente a partir do painel de um equipamento multifuncional antes de o armazenar no sistema de gestão de documentos. Da mesma forma, a classificação dos documentos pode ser criada a partir de praticamente qualquer aplicação de ambiente de trabalho.

Esta classificação substitui eficazmente a necessidade de utilizar qualquer tipo de estrutura hierárquica e, dado que qualquer pessoa que detenha direitos de acesso poderá obter o documento a partir de uma localização de armazenamento central, deixa de haver a necessidade de duplicar os documentos. Agora, passa a haver apenas uma localização na qual poderá armazenar, pesquisar, distribuir e proteger documentos.

É essencialmente esta a vantagem de um Sistema de Gestão de Documentos, mas trata-se apenas do início de todas as possibilidades. Este sistema também disponibiliza

  • Fluxos de trabalho com documentos
  • Arquivo de correio electrónico
  • Digitalização por lotes
  • Segurança de documentos
  • Captura automática da saída de documentos a partir dos sistemas de informação
  • Armazenamento de segurança em suportes seguros

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