Transform, DWF Law discovers the benefits of going paperless using digital transformation solutions from Canon

DWF: uma outra forma de agir

O desafio

A DWF LLP é uma das histórias de sucesso da indústria legal do Reino Unido, tendo crescido rapidamente de um escritório de quatro pessoas para uma empresa com mais de 2300 colaboradores em 13 escritórios internacionais. A empresa pretende aproveitar este sucesso para subir na classificação das empresas jurídicas e chegar ao top 15. Um objetivo em que é preciso mais do que apenas desempenho financeiro para se alcançar.

Para Andrew Leaitherland, Sócio Gerente e CEO, "A nossa grande oportunidade é poder agir de maneira diferente." Esta filosofia esclarece os três objetivos estratégicos da empresa: disponibilizar um serviço melhor ao cliente, trabalhar de forma mais rentável e proporcionar um ambiente que atrai os melhores colaboradores e lhes permite atingir o seu potencial máximo. Num setor dominado por processos que utilizam papel de forma intensiva, a gestão digital das impressões e informações é crucial para alcançar estes objetivos.

"A indústria está mergulhada em métodos de trabalho tradicionais", explica Janice Moores, Gestora de Compras e de prestação de serviços da DWF. "Conseguir superar os processos existentes no setor jurídico que gastam mais tempo e recursos dá-nos uma vantagem competitiva significativa." Por essa razão, a DWF decidiu digitalizar os seus principais processos de negócio e criar um ambiente de trabalho mais flexível. Em termos práticos, era necessário gerir o custo e a complexidade de produzir até 57 milhões de páginas impressas a cada ano. Além disso, a empresa também precisava de cumprir as exigências regulamentares rigorosas da indústria para proteger os dados confidenciais dos clientes.

Transform, DWF Law cuts cost and waste by working to become a paperless office

"A Canon dedicou algum tempo a compreender as necessidades e a visão exclusivas da nossa empresa e a sua consultoria ajudou-nos a identificar as áreas onde a tecnologia nos poderia ajudar a trabalhar de forma mais inteligente."

A solução da Canon

A trabalhar em estreita colaboração com a DWF, a Canon concebeu uma nova estratégia de documentação, remodelando a sua infraestrutura de impressão e de negócios. Implementou acesso à documentação móvel, impressão móvel e um centro de correio digital que digitaliza e entrega de forma automática todos os documentos publicados, diretamente na caixa de entrada do destinatário através de correio eletrónico. Concebido para ajudar o pessoal a trabalhar de forma mais flexível, quer em viagem ou a trabalhar numa secretária a partir de um escritório diferente, a solução de documentação incluía ainda um sistema de identificação e lançamento de trabalho seguros para aumentar a segurança da informação.

"A Canon desafiou-nos a olhar para além dos limites habituais da indústria em que operámos e a fazer as perguntas difíceis sobre aquilo que queremos atingir como negócio. Juntos, fomos capazes de feitos que nenhum outro escritório de advogados conseguiu alcançar."

Vantagens

Talvez o maior impacto da transformação digital da empresa tenha sido sentido pelos colaboradores da DWF, que têm agora as ferramentas para trabalhar de forma eficiente independentemente do lugar onde se encontrem. Isso diferencia a empresa dos seus concorrentes em termos do serviço ao cliente que consegue fornecer, como Moores explica: "Ao capacitar os nossos utilizadores com o acesso às informações essenciais e processos de negócio onde quer que estejam, estamos a encorajar a sua eficiência e um espírito de fazer mais pelos nossos clientes."

Mais perto de casa, o espaço do escritório da DWF é agora um ambiente mais colaborativo, visto que a nova infraestrutura de impressão permite que os clientes trabalhem remotamente e imprimam a partir dos escritórios da DWF. Moores observa que "o facto de que os clientes podem chegar a qualquer um dos nossos escritórios e trabalhar como se fosse o seu, é algo que quase nenhum outro escritório de advogados pode oferecer".

Os benefícios da sala digital da Canon foram da mesma forma impressionantes. Além de permitir que a informação flua de forma mais simplificada através da empresa, a DWF prevê que a solução irá representar um retorno sobre o investimento no prazo de dois anos e uma redução dos custos de forma contínua de até 1 000 000 GBP por ano.

Com o armazenamento, cópia de segurança e proteção digital dos documentos, a forma através da qual as pessoas procuram e guardam a informação também foi completamente transformada. Os colaboradores podem agora trabalhar de forma mais rápida e eficiente e a necessidade reduzida de documentos em papel levou a grandes poupanças no espaço de escritório, com os custos de armazenamento físico a serem reduzidos em mais de 50%.

Transform, DWF Law improves information security through Canon’s digital transformation solutions

No entanto, a inovação não descura a segurança, sendo todo o pacote da solução certificado segundo os padrões internacionais mais rigorosos de gestão da segurança da informação, ISO 27001. Ao apoiar a monitorização e criação de relatórios relativamente às metas ambientais, ajuda inclusive a reduzir as emissões de carbono da DWF e a assegurar a certificação global ISO 14001 da empresa.

A abordagem está claramente a funcionar: em 2014 o Financial Times reconheceu a empresa como uma das mais inovadoras em toda a Europa. Como Moores conclui:

"Todas as decisões e soluções ajudaram-nos a melhorar o serviço que prestamos aos nossos clientes, a melhorar a forma através da qual os nossos colaboradores trabalham e a proporcionar um ambiente que atrai os melhores talentos. A Canon ajudou-nos a criar um ambiente de escritório homogéneo e completamente funcional em 13 escritórios. Somos capazes de nos concentrar em fornecer o melhor aconselhamento jurídico e estamos confiantes de que o nosso negócio está nas mãos de peritos."

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