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Sugestões para gestores de TI: como simplificar a eficácia do trabalho híbrido

Sugestões para gestores de TI: como simplificar a eficácia do trabalho híbrido

Canon Camera
O ano passado foi difícil para os gestores de TI em todos os setores. Ninguém poderia ter antecipado as mudanças súbitas e drásticas na estratégia de TI que as organizações tiveram de implementar. Embora a forma como trabalhamos tenha vindo a mudar, a pandemia acelerou drasticamente aquilo que era uma evolução gradual. Aquilo que poderia ter sido um plano de três anos estável para progredir na transformação digital foi subitamente acelerado para o "agora".

Nos últimos 30 anos, despedimo-nos dos escritórios individuais, das ilhas de secretárias e, mais recentemente, do horário das 9 às 5 e até da ideia de um escritório. Mesmo antes da pandemia, havia um impulso acelerado para o trabalho em casa e em mobilidade, com os funcionários a quererem trabalhar de forma eficaz quando estão num escritório, num espaço partilhado, no seu escritório em casa ou noutra filial no país. Mas na sequência da pandemia, a necessidade e a rapidez da transformação têm aumentado ainda mais, com muitas empresas a comprometerem-se com políticas de trabalho remoto e distribuído a longo prazo.

Como resultado destas mudanças, o papel do líder de TI evoluiu para o que poderíamos chamar de arquiteto da informação. Agora, têm de responder a perguntas complexas como:
  • De que forma as informações fluirão através de aplicações e processos empresariais, mesmo quando os colaboradores se encontram em diferentes localizações? 
  • Como podemos garantir que as informações em papel que entram no escritório podem ser disponibilizadas digitalmente à equipa que trabalha remotamente? 
  • Como podemos garantir que as informações são acedidas e tratadas de forma segura em espaços de trabalho fora do escritório?

Para apoiar este novo modelo de trabalho em mobilidade, as equipas de TI tiveram de realizar uma reavaliação da tecnologia que sustenta o trabalho diário. As organizações precisam de uma configuração que suporte um fluxo de informações fácil, independentemente da localização. Para muitos, isso significou uma atualização completa, com um afastamento da infraestrutura no local antiga para software e serviços fornecidos na cloud.
1.Manter a infraestrutura leve

Historicamente, enquanto equipa de TI, pode ter dedicado muito tempo a gerir e a manter a infraestrutura no local. Embora isso não fosse uma boa forma de empregar o seu tempo, era típico em muitas organizações. As ramificações da pandemia levaram muitos líderes empresariais a reconsiderar os processos normais, pois, no fim de contas, as visitas contínuas ao local não só são impraticáveis durante os confinamentos, como tornam impossível o trabalho distribuído ou híbrido a longo prazo. Assim, a experiência reforçou o argumento empresarial para reduzir a dependência da infraestrutura no local, e uma das áreas que enfrenta um novo escrutínio é a gestão de controladores de impressão.

A gestão de controladores de impressão não é um tópico amplamente discutido, mas a verdade é que é uma dor de cabeça para as equipas de TI, mesmo quando os equipamentos e os utilizadores estão nas instalações. O trabalho híbrido apenas aumenta a complexidade. Trabalhar em novos ambientes significará provavelmente investir em novos equipamentos mais adequados para localizações remotas. E novos equipamentos significam mais trabalho para o departamento de TI, incluindo a necessidade de garantir que têm o software, os controladores e a configuração de segurança corretos.

Os requisitos dos utilizadores variam consoante a sua função, o que terá implicações na gestão de controladores de impressão. Por outro lado, com mais utilizadores a pretender ligar os seus próprios dispositivos, é ainda mais importante que os controladores de impressoras sejam geridos e implementados corretamente. A mudança para um ambiente baseado na cloud e sem controladores de impressão não só poupa tempo valioso na configuração ou atualização de equipamentos remotos, como também garante que a sua empresa não precisa de adquirir mais infraestrutura no local.

2.Gestão de parque centralizada

A mudança para a gestão de parques na cloud também tem vantagens para além de tornar a sua infraestrutura mais fácil de utilizar remotamente. Oferece-lhe uma gestão centralizada, facilitando a visualização, gestão e manutenção dos seus parques de impressão e digitalização.

Por exemplo, talvez não tenha conhecimento de problemas como níveis baixos de toner, encravamentos e erros até que um colaborador os comunique, altura em que o problema já estará a atrasar o dia. Quando o equipamento está a 50 km de distância, no escritório em casa de um colaborador, diagnosticar e corrigir o problema é ainda mais difícil. Pode até significar que o equipamento estará fora de serviço durante um longo período de tempo. Com ferramentas baseadas na cloud, pode monitorizar os parques de equipamentos e antecipar problemas como a substituição do toner, reduzindo o tempo de inatividade.

A gestão central também permite gerir atualizações mais facilmente. Se um parque não estiver localizado no mesmo espaço, é impraticável atualizar cada equipamento individualmente. Com software de gestão baseado na cloud, pode simplesmente implementar novas atualizações ou funcionalidades em todo o parque, sem sair da sua secretária. É melhor para si e para os colaboradores, que obtêm acesso imediato às versões mais recentes, sem demora – e isto é particularmente importante quando a segurança está envolvida.

3.Fluxo de informação seguro e eficaz

Isto leva-nos a fluxos de trabalho seguros e eficazes. Uma coisa em que todos podemos concordar é que a segurança é fundamental. Mas as equipas de TI têm de conseguir o equilíbrio certo entre acessibilidade e proteção. Os colaboradores devem poder aceder aos documentos de que necessitam, sem tropeçar naqueles em que não deveriam. Além disso, o fácil acesso para os trabalhadores também não deve ser disponibilizado à custa de fácil acesso para qualquer pessoa, incluindo intervenientes mal-intencionados.

Aqui, os sistemas baseados na cloud oferecem muitas vantagens. Permitem, em simultâneo, que os colaboradores acedam facilmente aos documentos de que necessitam, onde quer que estejam. Mas também permitem que as equipas de TI façam a gestão da segurança mais facilmente, permitindo-lhe configurar regras para conceder e restringir o acesso do utilizador a localizações de ficheiros no servidor.

Além disso, a gestão de parques baseada na cloud também permite lidar com esta questão para equipamentos de impressão e digitalização. Pode configurar e gerir perfis de utilizador e fluxos de trabalho a partir de uma perspetiva central, facilitando a definição de regras para o acesso e a gestão de informações.

À medida que entramos numa nova era de trabalho híbrido, as equipas de TI irão cada vez mais encontrar-se no papel do "Arquiteto da Informação". No centro disto estará o fornecimento das ferramentas e tecnologias para permitir um trabalho eficaz e seguro a partir de qualquer lugar. Talvez a sua organização já tivesse a cloud nos seus planos, mas esta vai tornar-se essencial para esta tarefa, especialmente no que diz respeito à gestão de parques. Mas não é apenas uma necessidade, é também uma oportunidade para melhorar a gestão do seu parque em geral, ajudando-o a aumentar o tempo de atividade e a manter a sua força de trabalho segura.

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