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Manter os seus dados seguros numa época de negócios tão invulgar

Com as linhas entre o trabalho no escritório e o trabalho remoto cada vez mais ténues de uma forma que ninguém poderia prever, como pode assegurar que os dados da sua empresa permanecem protegidos?

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Construir uma organização de trabalho remoto segura

Junte-se a nós neste Webinar para saber mais sobre as vantagens de uma força de trabalho remota segura e como adaptar a sua empresa para o ajudar nesta transição

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Trabalhar remotamente numa época de negócios tão invulgar

No início de 2020, quando pensávamos no novo ano, poucos de nós poderiam imaginar onde estaríamos agora ou a escala da mudança que iriamos enfrentar. Mas a realidade é que o mundo está a mudar e de uma forma que desafia as nossas empresas como nunca antes. Estamos a ser obrigados a adaptar-nos para sobreviver e trabalhar a partir de casa tornou-se na nova norma para muitos.

De repente, a transformação digital que estava a construir passo a passo tornou-se numa necessidade imediata. Mas com tão pouco tempo para se preparar para tal situação, como pode assegurar que as informações críticas da sua empresa circulam como suposto mas também permanecem protegidas nesta época de negócios tão invulgar?

Working remotely

A gestão de informações é um negócio arriscado

A necessidade de proteger os seus dados sensíveis não desapareceu com esta nova visão do mundo. Na verdade, a exigência de protocolos de segurança robustos e de regulamentos de utilização adequados é mais forte do que nunca. Então, quais os desafios de segurança remota com que se pode deparar e qual poderá ser a sua abordagem?

Eis algumas das nossas principais sugestões de segurança para um trabalho remoto mais seguro:

1) Proteja a sua política de trabalho remoto – os criminosos cibernéticos estão sempre à procura de novas oportunidades e esta rápida mudança global é o banquete pelo qual esperavam. Têm experiência em olhar para uma rede para ver se alguém é apenas um utilizador doméstico ou um utilizador empresarial que trabalha em casa. Assim, se não estiver a contribuir para proteger os seus colaboradores com uma política de trabalho remoto em segurança, pode, em breve, registar uma perda disseminada de dados ou, inclusive, ficar sem acesso a ficheiros importantes, tendo de pagar uma soma avultada para voltar a ter acesso

2) Tenha bastante atenção a ataques de phishing – os relatórios da indústria mostraram um aumento substancial em e-mails fraudulentos1 a indicar a oferta de importantes atualizações em termos de segurança, mas acabando por apenas infetar o dispositivo do utilizador com malware. Certifique-se de que os seus colaboradores remotos sabem ter cuidado com os e-mails que oferecem este tipo de conselhos, verificando quem é o remetente e que o seu endereço de e-mail corresponde exatamente a um destinatário previsto. E, se alguém lhes pedir para clicar numa ligação desconhecida, indique-lhes que devem pensar duas vezes antes de a abrir

3) Não se esqueça da segurança dos dispositivos domésticos – com a sua equipa a trabalhar a partir de casa, é mais provável que os seus colaboradores necessitem de utilizar uma impressora ou um scanner que tenham mais à mão para as suas tarefas diárias, e estes dispositivos, provavelmente, não terão as funções de segurança padrão disponibilizadas pelo seu equipamento de rede empresarial. Qualquer dispositivo ligado à Internet é mais vulnerável a um potencial ataque. Por isso, para proteger os dados críticos da sua empresa, tem de prestar suporte aos seus colaboradores remotos para assegurar que a rede destes é privada e de acesso apenas possível com uma palavra-passe segura – mudando a palavra-passe predefinida, por exemplo

4) E documentação confidencial – para esse mesmo fim, é necessário garantir que os seus colaboradores tratam a documentação da empresa com o mesmo cuidado com que tratam os seus próprios extratos bancários, garantindo que destroem ou armazenam em segurança qualquer documento confidencial até que possam voltar ao escritório

5) A melhor política é ter uma política – a segurança dos documentos é fundamental. Por isso, trabalhar a partir de casa não significa que as políticas da empresa possam ser negligenciadas. É importante relembrar aos seus colaboradores que apenas devem utilizar aplicações, redes e sistemas de cloud fornecidos pela empresa. Quaisquer ferramentas de armazenamento e colaboração na cloud gratuitas que se possam sentir tentados a usar poderão não ser seguras, caso não tenham sido verificadas por si

O principal ponto a reter é: se algum dos seus colaboradores estiver a trabalhar remotamente, é necessário garantir que tais colaboradores compreendem bem como manter o mesmo nível de perceção de segurança empresarial, quer estejam no escritório ou no sofá de suas casas.

Construir uma organização de trabalho remoto segura

Agora que já estabelecemos a importância da segurança dos documentos para o trabalho remoto, qual a sua abordagem para construir a sua estratégia de proteção principal?

A boa notícia é que é muito menos complicado do que pensa. Munido com o conhecimento de que as informações vitais não saem das empresas apenas através de complexos ataques cometidos através da Internet, mas, frequentemente, devido à ausência de simples processos de segurança de dados, está na altura de rever a sua abordagem em termos de gestão de informação e implementar práticas de trabalho remoto em segurança.

Tem de ter a certeza de que consegue proteger os seus documentos empresariais e informações sensíveis enquanto continua a manter a conformidade com os regulamentos de gestão de documentos. E tudo isto sem prejudicar a capacidade de acesso das pessoas a dados, informações e documentos necessários para a realização das respetivas tarefas.

Deve ver os processos de armazenamento, gestão, distribuição e arquivo como fatores fundamentais no seu ambiente de segurança da informação. Pergunte:

  • Qual o nível de visibilidade de que dispõe, atualmente, nos seus processos de documentos?
  • Consegue controlar a atividade do utilizador?
  • Qual a proteção atualmente aplicada a documentos à medida que estes entram e saem da organização para minimizar os riscos de segurança?
  • Tem a certeza de que apenas os utilizadores autorizados estão a aceder aos dados sensíveis?
  • Consegue garantir que todos os seus dados digitais apenas são armazenados durante o período de tempo legalmente obrigatório?

Se tiver problemas em responder a alguma destas questões, ou se a resposta for "não", tem de procurar uma solução de fluxo de trabalho e de gestão de documentos segura. Solicite aos seus potenciais fornecedores que abordem estas áreas, a fim de garantir que está a mitigar os riscos de perda de dados e multas dispendiosas.

Necessita de um sistema que possa funcionar na cloud e gerir o seu fluxo de trabalho, proporcionando-lhe a capacidade de monitorizar totalmente e efetuar a auditoria de informações críticas da empresa, disponibilizar proteção segura para os seus documentos e configurar políticas de eliminação em conformidade com a legislação.

Mais do que nunca, as organizações podem aprender a prosperar, e não apenas a sobreviver, nesta época de negócios tão invulgar.

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