ARTIGO

Como manter e acelerar a produtividade num espaço de trabalho híbrido

Saiba como potenciar os processos numa configuração de trabalho híbrido, desde a renovação de um contrato com um cliente até à aprovação da fatura de um fornecedor.

Pessoas a trabalhar juntas nos seus computadores portáteis num escritório grande

Deseja manter as suas equipas com todos os sistemas em funcionamento, onde quer que se encontrem?

Historicamente, a expressão "trabalhadores de escritório" tem sido uma abreviatura não só do local onde as pessoas trabalhavam, mas do tipo de trabalho que faziam – com base em informações e, nas últimas duas décadas, realizado em computadores.

Nos últimos anos, o conceito de trabalho no escritório evoluiu novamente. Em vez de estarem ligadas a uma localização, as organizações estão cada vez mais a permitir que os colaboradores trabalhem em qualquer lugar, desde que continuem a ser produtivos.

Muitos dos nossos clientes estão a mudar-se para este modelo de trabalho híbrido a longo prazo, combinando vários tipos de espaço de trabalho: desde um centro empresarial central ou satélite, até às casas dos colaboradores, aos espaços de coworking partilhados, ao comboio ou ao átrio de partidas enquanto viajam.

À medida que o trabalho híbrido se torna cada vez mais comum, a pergunta na boca dos líderes de TI tem vindo a evoluir, passando de como permitir o trabalho fora do escritório para como otimizá-lo de modo a torná-lo tão produtivo quanto possível.

Abaixo, exploramos quatro perguntas frequentes de organizações que pretendem manter e acelerar a produtividade num ambiente de trabalho híbrido e explicamos como a Canon pode ajudar a abordá-las.

Muitos dos nossos departamentos continuam a depender do papel nos seus fluxos de trabalho diários. Será que isso dificultará a adaptação a um modelo híbrido?

É comum que as empresas dependam de documentos em papel; isso não torna impossível passar para um modelo de trabalho híbrido, mas pode torná-lo mais complexo.

Mudar para um modelo apenas digital não é necessário de imediato, mas é crucial para otimizar a dependência da impressão ao longo do tempo. Fazê-lo não só facilita o trabalho das suas equipas a partir de outros locais, como também resulta em custos mais baixos, tanto financeiros como ambientais.

Na Canon, os nossos conhecimentos especializados aplicam-se à gestão e integração de fluxos de trabalho documentais complexos que combinam processos em papel e digitais. Compreendemos que a maioria das organizações está na viagem rumo à digitalização e podemos apoiar. Independentemente do equilíbrio único na sua organização, podemos fornecer apoio personalizado com a adaptação a um modelo híbrido.

Como podemos garantir que as equipas que utilizam fluxos de trabalho baseados em papel podem continuar a trabalhar de forma eficiente numa equipa distribuída?

Embora possa ainda haver a necessidade de ter um determinado número de colaboradores num local central em momentos específicos, nenhum colaborador deve ficar confinado devido à sua necessidade de imprimir ou digitalizar.

Na Canon, oferecemos hardware concebido para todos os tipos de espaço de trabalho, incluindo dispositivos de tamanho de secretária para o trabalho em casa e potentes dispositivos multifuncionais concebidos para os escritórios com muita atividade. Os nossos dispositivos vêm com conetividade integrada que permite às equipas aceder aos documentos de que necessitam, mesmo fora do escritório.

Por exemplo, com a nossa série imageRUNNER ADVANCE DX C5800, os documentos podem ser digitalizados diretamente para destinos de armazenamento na cloud, como o OneDrive e a Dropbox, ou para aplicações de fluxo de trabalho existentes. Também podem ser automaticamente armazenados ou categorizados por software de aprendizagem automática, o que facilita a partilha de papelada pelas equipas e a continuação dos fluxos de trabalho em todos os locais, reduzindo simultaneamente os erros manuais.

Graças à compatibilidade com aplicações móveis, como o Print Business e o uniFLOW Online Print & Scan da Canon, os colaboradores podem até enviar documentos para impressão ou receber documentos digitalizados no seu telemóvel enquanto estão em movimento, garantindo que podem continuar a trabalhar de forma eficiente, onde quer que estejam.

Associamos o nosso hardware a um amplo conjunto de software que foi concebido para funcionar sem problemas com os nossos dispositivos. Soluções como Colaboração na cloud no local de trabalho – automatização de processos fornecem o serviço perfeito de colaboração e gestão de documentos para uma empresa híbrida. É uma plataforma de "localização desconhecida" baseada na cloud que permite aos colaboradores localizar, aceder e processar documentos de forma segura e instantânea, a partir de qualquer lugar.

Sabemos que a automatização de processos pode apoiar a produtividade dos colaboradores, mas tem de ter o orçamento em mente. A que aplicações de automatização devemos dar prioridade para apoiar uma força de trabalho distribuída?

Em primeiro lugar, considere que pontos problemáticos serão apresentados aos seus fluxos de trabalho se estes forem retirados das instalações. A automatização de processos é uma ferramenta muito útil para assumir ou aumentar tarefas repetitivas e estruturadas. Se colocar isso no contexto de uma força de trabalho híbrida, o seu foco deve ser a automatização de tarefas repetitivas que geralmente têm de ser geridas por equipas presenciais.

A Canon tem uma vasta experiência em ajudar as organizações a gerir estes processos. As nossas tecnologias ajudam a eliminar o fardo dos colaboradores, para que os fluxos de trabalho possam progredir de forma eficiente enquanto dedicam o seu tempo a tarefas mais valiosas.

O nosso serviço Colaboração na cloud no local de trabalho – automatização de processos fornece fluxos de trabalho pré-configurados e automatizados para aplicações empresariais comuns, como a gestão de contratos e o processamento de faturas. As organizações que compram os nossos dispositivos podem ativar instantaneamente fluxos de trabalho digitais diretamente a partir dos mesmos, ajudando a manter o progresso dos negócios de forma eficiente em todos os locais.

Uma mulher vestida de vermelho, de pé no exterior de um edifício, a segurar o seu telefone e a sorrir.

A mudança para um modelo de trabalho híbrido envolve uma grande complexidade adicional para a nossa equipa de TI. Como podemos evitar ser sobrecarregados com trabalho adicional?

A gestão de TI num ambiente de trabalho híbrido não é simples; há muitos aspetos a considerar, desde garantir que as equipas conseguem aceder aos seus dados e documentos até evitar novas vulnerabilidades de segurança.

Para tornar o trabalho híbrido o mais eficaz possível, é importante ter uma visão holística da sua TI. Embora a sua organização possa estar a operar em vários locais, estes não são independentes uns dos outros; as suas equipas precisam de comunicar e estabelecer uma ligação sem problemas entre elas. A adoção de uma abordagem fragmentada à TI que mistura ferramentas e soluções pode dar lugar a fluxos de trabalho desarticulados e dificuldades na integração, o que resulta em atrasos e complexidades adicionais.

Com isto em mente, não se trata apenas de fornecer tecnologia; trata-se de fornecer tecnologia que funcione sem problemas em conjunto e em todos os locais. Isto é algo que colocámos no centro dos nossos Serviços de transformação digital: um ecossistema de hardware, software e serviços concebidos para apoiar um trabalho eficaz a partir de qualquer lugar. Estas tecnologias testadas e comprovadas foram concebidas para funcionar em conjunto, reduzindo as complicações e o tempo de inatividade dos trabalhadores e da equipa de TI.

Sabemos também que gerir um parque de dispositivos é, no melhor dos casos, uma dor de cabeça, mas pode ser especialmente difícil quando os dispositivos nem sequer se encontram nas instalações da empresa. O uniFLOW Online, o nosso software baseado na cloud, oferece uma única plataforma para ligar todos os locais de trabalho. Através desta plataforma, pode gerir centralmente o seu parque, independentemente da localização dos dispositivos, desde permissões de segurança do utilizador até à monitorização do uso da impressão, tudo a partir de qualquer local onde esteja a trabalhar.

Planeamento para a produtividade

A produtividade está fortemente ligada aos resultados finais de uma organização e, por conseguinte, ocupa uma posição bem alta na lista de prioridades de todos os líderes. Muitas organizações estarão preocupadas com o impacto que a perturbação do seu modelo operacional tradicional terá nos níveis de produtividade dos seus colaboradores.

Mas, com o parceiro certo e o ecossistema certo em vigor, o trabalho híbrido não permite apenas manter o "business as usual". Em vez disso, oferece a oportunidade de repensar e otimizar os fluxos de trabalho existentes para acelerar a produtividade.

Entretanto, investir no alicerce certo das tecnologias não ajuda apenas a melhorar o trabalho híbrido aqui e agora. É importante ver o futuro da sua organização como uma oportunidade para uma otimização contínua. Este alicerce ajuda as equipas de TI a prepararem a sua organização para a mudança, facilitando a evolução e a otimização no futuro.

Canon Camera

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