A segurança das informações continua a estar em destaque – nos media, na consciência pública e, de forma ainda mais crucial, na forma como as empresas gastam os seus orçamentos de TI. Os dados e o acesso a esses dados são um alvo de valor elevado para os criminosos.

Mas as mudanças na forma como trabalhamos estão a afetar radicalmente o panorama da segurança. Cada vez mais organizações estão a operar um modelo de trabalho híbrido, o que permite que os trabalhadores se desloquem de forma flexível entre locais: do escritório central para um espaço de coworking, para a sua secretária doméstica e até "em movimento", à medida que se deslocam de um espaço de trabalho para outro.

Embora esta nova forma de trabalho ofereça muitos benefícios, o trabalho híbrido e remoto tornou a gestão da segurança das informações mais complexa. No entanto, estes desafios não são intransponíveis quando dispõe da tecnologia e do apoio certos.

Abaixo, exploramos quatro perguntas frequentes de organizações que gerem um ambiente de trabalho híbrido e explicamos como a Canon pode ajudar a abordá-las.

Quer esteja a configurar um ambiente de trabalho híbrido ou pretenda otimizar um ambiente existente, a segurança deve ser uma prioridade. Mas é comum as organizações abordarem estes objetivos em separado, investindo primeiro em tecnologia que permita o trabalho híbrido e avançando, em seguida, para garantir o ambiente de trabalho alargado. As organizações podem poupar tempo e, essencialmente, evitar pagar "duas vezes" se analisarem atentamente as capacidades de segurança das soluções de trabalho híbrido antes de as adotarem.

Na Canon, colocamos a segurança em primeiro lugar em tudo o que fazemos, desde a proteção integrada contra riscos cibernéticos no nosso hardware e software até à forma como definimos, implementamos e fornecemos soluções. Na verdade, a Quocirca reconheceu a Canon como líder da indústria em segurança da impressão e documentos¹, dando-lhe a tranquilidade de saber que quando estabelece uma parceria com a Canon para otimizar a sua configuração de trabalho híbrido, a segurança das informações está no centro da solução.

É importante considerar a forma como as informações fluirão pelos ambientes de trabalho da sua organização, quer seja a criar, partilhar, armazenar ou eliminar documentos; cada um destes pontos representa uma potencial vulnerabilidade. Um dos benefícios da nossa experiência na gestão de documentos e informações é que oferecemos conhecimentos especializados ao longo de todo o ciclo de vida das informações.

O nosso ecossistema, que inclui hardware, software e serviços, foi concebido para funcionar de forma holística para proteger as suas informações em todas as fases; a qualquer hora, onde quer que trabalhe. Os nossos produtos de hardware, juntamente com as nossas soluções empresariais, oferecem segurança integrada através de funcionalidades como encriptação de dados, registo de atividades, acesso seguro a documentos na cloud e autenticação do utilizador para garantir que os documentos só podem ser impressos ou acedidos no dispositivo pelo utilizador para o qual se destinavam.

Entretanto, as nossas soluções de gestão de documentos ajudam a apoiar os esforços da sua organização ao fornecer um repositório seguro e uma plataforma de colaboração para as informações da sua empresa. As nossas soluções inteligentes conseguem reconhecer documentos comuns e aplicar políticas de segurança automáticas para restringir o acesso, de modo que apenas aqueles que precisam de ver determinadas informações podem fazê-lo.

Em última análise, a aplicação de políticas de segurança não deve exigir a presença das equipas de TI. No entanto, as organizações podem estar preocupadas com a forma de garantir que os colaboradores remotos aderem às melhores práticas, sem criar uma enorme carga de trabalho para as equipas de TI e frustrações para os colaboradores através de um comportamento de microgestão.

Todas as organizações beneficiarão de educarem os seus colaboradores sobre a forma de manter os seus dados seguros e as razões por detrás das políticas implementadas. Mas uma forma mais formalizada e consistente de aplicar a segurança deve ser uma prioridade especialmente alta para qualquer empresa a operar num ambiente híbrido.

As nossas soluções de gestão de informações baseadas na cloud, incluindo Therefore Online e Colaboração na cloud no local de trabalho – automatização de processos, proporcionam uma forma estruturada e segura de os colaboradores acederem, armazenarem e partilharem documentos. Como são soluções baseadas na cloud, permitem que os colaboradores acedam aos seus fluxos de trabalho documentais onde quer que estejam. No entanto, a segurança integrada e discreta fornece regras que impedem os utilizadores de introduzir novas vulnerabilidades de segurança.

Por exemplo, os controlos de acesso evitam que os trabalhadores abram documentos sensíveis sem permissão, enquanto a automatização incorporada em cada solução garante que os documentos são encaminhados diretamente para o colaborador certo em cada fase de um fluxo de trabalho.

A Gartner descobriu que a utilização de dispositivos pessoais e TI sombra ainda é comum em trabalhadores remotos, com mais de metade dos colaboradores a admitir utilizar aplicações de colaboração ou serviços da Web não sancionados pela respetiva empresa². Considere porque é que escolheram tecnologias não aprovadas. A resposta é normalmente uma de duas razões.

Em primeiro lugar, quando trabalha fora do escritório, talvez em casa ou em movimento com o seu próprio dispositivo, um colaborador pode acabar por utilizar as ferramentas que utiliza no seu dia a dia apenas por uma questão de hábito e porque está familiarizado com a forma como estas funcionam. Pode não estar ciente dos riscos que poderá introduzir ao utilizar estas ferramentas, pelo que a melhor estratégia para lidar com este comportamento é a educação e a formação.

Em segundo lugar, um colaborador pode recorrer a estas ferramentas porque está a ter problemas com as ferramentas fornecidas pela empresa. Talvez estas sejam lentas, complexas ou difíceis de aceder de fora das paredes da empresa.

O fornecimento de ferramentas é uma coisa, mas a adoção depende de as mesmas serem simples e fáceis de utilizar. Na Canon, isto é algo que consideramos sempre quando concebemos as nossas soluções. Colaboração na cloud no local de trabalho – automatização de processos e Therefore Online permitem aos colaboradores interagir facilmente com os seus documentos em tempo real, onde quer que estejam, a partir de qualquer dispositivo aprovado e sem atrasos frustrantes. Mas, criticamente, também fornecem segurança intrínseca e completa dos documentos. Juntamente com os nossos produtos de hardware, garantimos um ciclo fechado para manter a segurança em todas as ocasiões.

Sabemos que, no melhor dos casos, a segurança das informações não é fácil. Queremos permitir que as organizações adotem o modelo operacional que melhor se adequa a elas, sem se preocuparem com o comprometimento da segurança ou com a possibilidade de colocarem as suas informações em risco.

Trabalhar com um parceiro de confiança pode retirar a pressão da sua equipa e dar-lhe apoio na avaliação dos riscos de segurança na sua infraestrutura de TI, ajudando-o a antecipar vulnerabilidades e a construir um ecossistema de tecnologia que a proteja, independentemente do local onde a sua força de trabalho se encontre.