A forma como trabalhamos tem vindo a mudar rapidamente. As empresas que, até há pouco tempo, se baseavam inteiramente em escritórios, estão cada vez mais a explorar mais opções para os seus trabalhadores.

Com base em conversas que temos vindo a ter com os nossos clientes, definimos quatro tipos comuns de espaço de trabalho que as empresas em toda a Europa estão a utilizar, muitas vezes em combinação com uma configuração "híbrida". Estes são o "centro empresarial" (um escritório central ou de filial), o "centro comunitário" (como um espaço de coworking partilhado), o "centro em casa" (que indica o trabalho em casa) e o "centro móvel" (o trabalho em movimento).

Mas a adaptação ao trabalho híbrido nem sempre é simples. Com equipas a trabalhar a partir de vários locais, é vital que as empresas tenham um plano robusto implementado para manter operações empresariais seguras e eficazes.

No artigo abaixo, detalhamos cinco sugestões que ajudarão qualquer empresa que pretenda adotar um trabalho híbrido a fazê-lo bem, logo desde o início.

As plataformas baseadas na cloud fornecem um ambiente unificado para que as equipas trabalhem em conjunto, partilhem informações e colaborem, independentemente de sua localização. Ao mudar cargas de trabalho, plataformas e infraestrutura para a cloud, pode começar a desligar a sua força de trabalho de qualquer espaço de trabalho específico – e se não tiver qualquer infraestrutura no local para gerir e manter, a sua empresa pode, teoricamente, operar de forma totalmente virtual.

Assim que a sua organização tiver adotado tecnologias da cloud, pode também tirar partido de aplicações concebidas para facilitar o trabalho híbrido das equipas. Por exemplo, sabemos que para que os colaboradores trabalhem eficazmente, têm de poder aceder e interagir com os documentos que utilizam diariamente. Foi por isso que criámos serviços como a Colaboração na cloud no local de trabalho – automatização de processos, que permite que as organizações acedam e façam a gestão dos seus fluxos de trabalho documentais completos através da cloud, permitindo às equipas continuarem a trabalhar como de costume, a partir de qualquer local.

Quer já esteja na sua viagem para se preparar para a cloud ou ainda não tenha começado, podemos ajudar a otimizar os seus espaços de trabalho híbridos. Isso porque na Canon, fornecemos as nossas soluções da forma que mais lhe convém, quer seja nas instalações, através da cloud ou uma combinação das duas.

Considerou como os seus fluxos de trabalho se irão adaptar a um modelo de trabalho híbrido? Comece por traçá-los: em que ponto dependem atualmente de passos presenciais ou específicos da localização? Para que sejam eficazes num modelo híbrido, os seus fluxos de trabalho têm de fluir independentemente do local onde os seus colaboradores estão, o que significa migrar estes passos para um processo digital, suportado pela tecnologia de fluxo de trabalho.

O planeamento e a implementação da tecnologia de fluxo de trabalho digital podem ser complexos e dispendiosos, o que torna mais difícil a adaptação ao trabalho híbrido, especialmente para pequenas empresas com orçamentos reduzidos. Mas com a Colaboração na cloud no local de trabalho – automatização de processos, utilizámos os nossos conhecimentos especializados para pré-configurar fluxos de trabalho empresariais comuns para si, desde o processamento de faturas até à gestão de contratos, aos quais é possível aceder diretamente a partir do hardware Canon. Isto significa que os passos num fluxo de trabalho de documentos digitais, como as políticas de aprovação, partilha e retenção, são pré-configurados, poupando-lhe tempo e dinheiro ao configurar espaços de trabalho híbridos.

Mover uma força de trabalho para fora das paredes da empresa irá, naturalmente, criar novas vulnerabilidades de segurança, especialmente quando as informações forem partilhadas dentro e fora da organização. É importante identificar quais são os seus ativos de informação mais valiosos e, em seguida, considerar perguntas do género: como irão as equipas interagir com eles ao trabalhar a partir de outros locais? Que proteções de segurança serão implementadas para evitar violações acidentais ou maliciosas destas informações? Enquanto organização, é importante implementar regras robustas de práticas recomendadas para evitar que os trabalhadores introduzam vulnerabilidades. Mas também precisa de tecnologia que forneça segurança intrínseca para proteger os colaboradores à medida que estes realizam o trabalho diário. É por isso que é essencial tomar nota e rever a força da segurança fornecida pelas soluções que está a considerar para o trabalho híbrido.

Tivemos a segurança em mente quando desenvolvemos o nosso serviço Colaboração na cloud no local de trabalho – automatização de processos. O serviço de gestão de informações completo não só melhora a experiência dos colaboradores no trabalho híbrido, como também possui segurança incorporada em cada fase do ciclo de vida de um documento. Por exemplo, as políticas de acesso a documentos são automaticamente aplicadas no momento em que um documento é digitalizado, enquanto as informações armazenadas no repositório central de documentos estão protegidas de forma segura pelo Microsoft Azure.

As nossas soluções e serviços de gestão de documentos também funcionam em conjunto com o nosso hardware para fornecer à sua empresa uma proteção robusta. Os nossos dispositivos foram desenhados para oferecer segurança e fornecem uma gama de funcionalidades e capacidades para manter os documentos seguros, desde o software McAfee Embedded Control integrado até à autenticação do utilizador.

A chave para configurar um modelo de trabalho híbrido bem-sucedido consiste em ver todos os locais de trabalho de forma holística. Cada espaço de trabalho não é uma ilha; as equipas continuarão a ter de trabalhar em conjunto sem problemas ao longo da distância. Assim, não se trata apenas de encontrar a tecnologia adequada a cada local, mas também a tecnologia que funciona em conjunto. Considere se experimentou e testou as tecnologias que planeia utilizar. Foram concebidas para se integrarem facilmente? Ou será que necessitam de uma intervenção de TI contínua para as manter a funcionar em conjunto? A integração de soluções é uma das questões mais complexas que as equipas de TI podem enfrentar e, por isso, esta é uma consideração importante.

Na Canon, concebemos todo o nosso hardware e soluções para funcionarem em conjunto, tirando o máximo partido da gestão dos espaços de trabalho híbridos. As nossas soluções de gestão de documentos e informações funcionam em conjunto com os nossos dispositivos para facilitar a integração e também para lhe permitir aumentar ou ajustar as capacidades à medida que as suas necessidades mudam.

Há muita pressão para continuar a adaptar-se às formas de trabalho em evolução, mas a velocidade não deve ser assegurada às custas de um bom planeamento. Pode ser uma tarefa esmagadora tentar replanear a forma como a sua empresa funciona para a tornar segura, colaborativa e eficiente quando as equipas são distribuídas. Em vez de tentar fazer sozinho, a Canon pode fornecer uma parceria experiente para o apoiar durante a sua viagem, quer com a sua transição para o trabalho híbrido e com a sua otimização contínua, através da construção de um modelo concebido para proporcionar um trabalho híbrido sustentável e de melhores práticas.