Porque é que a informação é a força vital de todas as organizações – e como a pôr em ação

A recolha de dados é cada vez mais omnipresente dentro das organizações, especialmente com a digitalização generalizada após a pandemia. Mas, com frequência, isto representa valor não aproveitado. As organizações sabem que precisam de recolher dados e obter informações a partir dos mesmos. Contudo, muitas vezes, estas não têm formas eficientes de gerir e analisar os seus tesouros de informação.

Cabe aos líderes de TI fazer as perguntas certas. Como são recolhidos os dados? Como são analisados? E estão a ser utilizados para impulsionar uma melhor tomada de decisões?

No entanto, há uma mudança de mentalidade que deve acontecer primeiro. As organizações adotaram sistemas de gestão de informação principalmente devido a preocupações de conformidade e segurança. Trata-se de uma abordagem reativa, que irá deixar as equipas de TI em desvantagem.

À medida que as tecnologias emergentes, como a IA, começam a proliferar e as organizações lidam com conjuntos de dados maiores e mais complexos, o papel da informação está a mudar.

Há uma sensibilização crescente entre os líderes de TI, e não só, de que investir em gestão de informação não é apenas uma questão de cumprir requisitos, mas pode desbloquear um valor oculto em todas as organizações e tornar os processos mais rápidos, mais seguros e mais gratificantes para os colaboradores.

Uma boa gestão de informação começa com a otimização dos fluxos de trabalho de informação em toda a organização. Ao que esta leva depende do quão ambiciosos são os responsáveis pela tomada de decisões da organização.

Compreender como as informações se movem através da sua organização é uma parte simples mas essencial do tratamento de dados em linha com as obrigações de conformidade. Setores fortemente regulamentados, como serviços de saúde e financeiros, têm implementado amplamente soluções de gestão de informação. Estes setores têm de gerir grandes quantidades de dados sensíveis, tais como registos de pacientes e informações pessoais identificáveis, atribuindo uma maior importância à melhoria da gestão de informação.

Embora estes setores possam ter liderado a automatização, focarem-se tão fortemente no reforço da conformidade fez com que algumas organizações perdessem a oportunidade de tirar partido do verdadeiro potencial dos seus dados.

A ênfase na segurança e na conformidade limitou o âmbito da gestão de informação em muitas organizações e levou a uma perceção excessivamente otimista da maturidade digital.

A investigação da Canon mostra que as empresas estão a progredir nos processos de digitalização, com 94% das empresas a reportar que implementaram uma forma de automatização. Quando questionadas sobre a segurança da informação e os processos digitais, 78% dos ITDM acredita que as suas organizações já estão maduras¹.

Apesar desta maturidade percecionada, apenas 53% dos ITDM chegou a implementar os "primeiros passos" na jornada de automação, sendo os direitos de acesso automáticos a capacidade mais referida².

Isto revela a reduzida aplicação de processos automatizados até à data. Assim sendo, que medidas devem os responsáveis pela tomada de decisões de TI implementar para melhorar esta situação?

Os dados são a força vital das organizações. Tirar partido do seu valor pode desbloquear oportunidades adicionais e proporcionar uma vantagem competitiva. No entanto, a informação só tem valor quando se move. Uma vez que as organizações já recolhem estes dados para fins de conformidade, os responsáveis pela tomada de decisões de TI devem procurar formas de ajudar diferentes equipas a partilhar informações de forma mais eficiente. Quando as pessoas certas têm acesso aos dados certos, é muito mais fácil otimizar processos.

Por exemplo, nos cuidados de saúde, isto pode envolver a utilização de dados armazenados em registos hospitalares para otimizar os fluxos de A&E, identificando obstáculos e ineficiências para reduzir os tempos de espera dos pacientes. Dar um passo atrás e reavaliar a forma como a informação flui através da empresa pode tornar-se a principal diferença competitiva.

Já ouviu falar no efeito "cadeira giratória"? É uma ameaça ao crescimento, porque é o que acontece quando a equipa tem de alternar entre várias aplicações e sistemas apenas para executar tarefas de rotina. Pior ainda, pode reduzir as tentativas de implementar novas tecnologias, como a IA. Ao ligar os sistemas principais e criar uma rede de informação unificada, um programa robusto de gestão de informação simplifica a adoção de tecnologias emergentes, ao mesmo tempo que proporciona retornos mais elevados com dados de alta qualidade acessíveis.

As organizações não têm de o fazer sozinhas. Um parceiro estratégico com a experiência certa em gestão de informação e processos empresariais pode ajudar a identificar as informações mais valiosas a ter em conta e criar em conjunto os processos certos para desbloquear essas perspetivas. Entretanto, uma plataforma consistente facilita a gestão de informação em toda a organização e ultrapassa áreas isoladas. Uma equipa de liderança motivada pode promover mudanças e fornecer a visão global.

Vamos encorajar uma mudança na perceção. A gestão de informação não é apenas sobre conformidade. Trata-se de fazer com que uma organização se mova mais depressa e de descobrir o valor em locais inesperados. Quando as organizações internalizarem essa mensagem, estarão bem posicionadas para colher as recompensas das tecnologias que moldam o futuro.