Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Câmara Municipal de Leeds: chegar ao topo com menos

O desafio

Disponibilizando serviços de apoio essenciais a 700 000 cidadãos, a Câmara Municipal de Leeds é a segunda maior autoridade metropolitana da Grã-Bretanha. E quer ser vista como a melhor, tanto pela qualidade dos serviços que proporciona, como pela forma como estes são fornecidos. Numa era de austeridade e cortes na despesa pública, é um objetivo desafiante.

Além de querer melhorar a produtividade reduzindo simultaneamente os custos e desperdícios com as impressões, a Câmara também precisava de abordar as alterações à forma através da qual as pessoas acedem aos serviços públicos. Tal como explica Helena Phillips, Diretora dos Serviços partilhados, explica: "a comunicação é feita cada vez mais através dos canais digitais. Portanto, o desafio que enfrentamos é o de evoluir os serviços que disponibilizamos com orçamentos cada vez mais reduzidos."

"A nossa prioridade era implementar uma solução inteligente de impressão que poupasse dinheiro à Câmara Municipal e nos devolvesse o nosso tempo."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Quando chegou a altura de identificar áreas ineficazes, o serviço de impressão da Câmara Municipal surgiu como um candidato óbvio. A impressão representa uma função central de TI para os seus 12 500 colaboradores. Contudo, a sua frota de dispositivos em rede e isolados era difícil de gerir e manter. A Diretora dos Serviços de gestão de impressão, Kirsty McCarthy, recorda que "a equipa passava os seus dias a lidar com erros e a tentar minimizar as interrupções". A nossa prioridade era implementar uma solução inteligente que poupasse dinheiro à Câmara Municipal e nos devolvesse o nosso tempo."

A solução da Canon

A trabalhar em estreita colaboração com a Câmara Municipal, a Canon desenvolveu uma solução de impressão para toda a organização, denominada PrintSmart. Esta consistiu em 850 dispositivos multifuncionais (MFD) a cores e a preto e branco e uma solução de servidor de fax integrada, tudo sob um único sistema de gestão.

"A Canon assumiu imediatamente o papel de um parceiro estratégico em vez de um fornecedor."

Para ajudar a Câmara Municipal a introduzir o PrintSmart em apenas seis meses, a Canon apresentou formação online e por vídeo, assim como um programa de formação para criar "superutilizadores" que pudessem mostrar aos colegas da Câmara Municipal como utilizar o sistema melhorado. Para o Diretor de Serviços e infraestruturas, Andrew Byrom, "a Canon assumiu o papel de um parceiro estratégico em vez de um fornecedor. Os membros da equipa estavam inteiramente dedicados e todos os dias iam um pouco mais além, principalmente durante a desafiante fase de transição. A tecnologia é tão boa e fácil de utilizar que as pessoas simplesmente adotaram-na."

Vantagens

A PrintSmart teve um impacto financeiro instantâneo, permitindo à Câmara Municipal poupar aproximadamente 30% do valor do contrato anterior logo no primeiro ano, e mais de 400 000 GBP até ao momento. Ao substituir a frota de impressoras por MFD mais económicos e em menor número, o número de dispositivos de impressão foi racionalizado em 39%, resultando numa redução de 25% do volume de impressão, logo no primeiro ano. As poupanças ambientais foram igualmente impressionantes. Com uma estimativa de poupança de 1 007 318 (kg) gases com efeito de estufa e 18 139 árvores salvas nos primeiros doze meses, Leeds está no bom caminho para se tornar uma cidade com menos emissões de carbono.

"A melhoria foi dramática. As pequenas alterações como a visibilidade de filas de impressão e o acesso por PIN individual garantem que os documentos não se perdem e que poupa tempo."

Houve também um enorme aumento da produtividade, como explica Jo Miklo, Diretora da administração: "A melhoria foi dramática. As pequenas alterações como a visibilidade de filas de impressão e o acesso por PIN individual garantem que os documentos não se perdem e que poupa tempo ao recuperá-los. As capacidades de fácil digitalização de dados também nos permitem responder mais rapidamente aos pedidos dos cidadãos." O tempo de interrupção foi virtualmente eliminado e, para Andrew Byrom, o sinal mais claro de sucesso é o facto de não ter recebido qualquer reclamação em meses.

Também houve grandes melhorias na segurança dos dados. A avançada solução de fax, por exemplo, utilizada para o intercâmbio de informações entre hospitais e escolas, garante que as informações confidenciais são processadas de forma segura. Novas medidas como o acesso por PIN individual e a eliminação automática de trabalhos de impressão após 24 horas também levaram a melhorias significativas nesta área.

Uma Câmara Municipal digital

Com a ajuda da Canon, Andrew Byrom visa a redução do volume de impressão da Câmara Municipal em 5% por ano. Utilizando os relatórios de dados do sistema, a sua equipa irá visar os departamentos onde existe um comportamento de impressão mais dispendioso e ensinar os colaboradores a reduzir as impressões. O objetivo é garantir que a nova infraestrutura de impressão gera um retorno do investimento a longo prazo, para que a Câmara Municipal se possa concentrar noutras áreas de melhoria e poupança.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Ao repensar os nossos métodos de trabalho, a Canon ajudou-nos a servir os cidadãos de Leeds de uma forma melhor."

O sucesso da PrintSmart na Câmara Municipal foi internamente reconhecido como um exemplo ao nível da implementação de grandes projetos empresariais. Para Helena Phillips, "a PrintSmart aliviou a tarefa da impressão e transformou-a numa ferramenta de trabalho essencial na era digital. Ao repensar os nossos métodos de trabalho, a Canon ajudou-nos a servir os cidadãos de Leeds de uma forma melhor."

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